オンプレミスのメールのネックは「運用」
企業にとってメールは欠かせない存在だ。今やビジネスのコミュニケーションの大半をメールに依存している企業も少なくないだろう。企業の情報システム部門の役割の中でも、多くの割合を占めるのがこのメールシステムの管理である。メールシステムがダウンした時の社員からの不満、批判は大きい。メールシステムとはITシステムの中で、最も可用性、冗長性やセキュリティが問われる分野といっても良い。ウイルスやスパムへの対策、障害からの復旧、新入社員へのアドレス付与、社員のPC移行によるメーラー設定の支援、会社としてのメールフィルタリング、過去ログの管理など、メールシステムの管理には非常に多くの雑務ともいえる業務がつきまとう。情報システム部門の業務の大半は既存システムの運用だといわれるが、メールシステムの運用はその中でも見逃せない要素だ。そして最近ではモバイルデバイスの普及によって、その対応はますます増えているといえる。
高まる脅威、過失による情報漏洩リスク
メールシステム管理の中で、最近課題になってきているのが、自宅やオフィス外で会社のアカウントでメールを利用したいというニーズへの対応だろう。ミッション・クリティカルな金融機関や製造業、多くの顧客情報を扱う流通系の企業など、社外でのメールを認めない企業も多い。しかしこうした企業でも、営業や一部の社員の利用は例外として認めるというケースが多いのも事実だ。モバイルによるワークスタイルの柔軟性や生産性の向上が唱えられる現在、社員からの要請に応えないわけにはいかない。この傾向は、昨年の3.11の震災以降とくに顕著だ。
しかし、この場合問題なのは、企業内にあるメールサーバーへの社外からのアクセスである。一部社員にPOP3などのサーバーアクセスを許可している企業もあるが、これには非常にリスクが伴う。また、BYOD(Bring Your Own Device）の機運のもと、社員の私物のスマートフォンやモバイルPCの社外利用を認める企業も出てきているが、厳密なポリシーがないまま、なし崩し的に導入しているケースが出てきている。こうした対応では、紛失や過失による事故が生じた時に対応できない。BYODを検討するのであれぱ、やはり ガバナンスのボリシーが必要となる。
クラウド型メール導入の懸念点
これまで述べてきたような課題から、クラウド型メールに移行する企業が増えている。クラウド型であればこうしたメールシステム上の運用は大幅に軽減されるからだ。
そして、クラウド型メール導入を検討する際に、まず候補としてあげられるのが、無料のWebメールサービスであるといって良い。しかし、こうした無料のWebメールサービスを企業が採用するには課題が生じる。
ひとつには操作性。ブラウザ上での操作は従来のメーラーに比べて非常に使いづらい。IMAP/POP接続によって従来のメーラーからも利用できるが、それではクラウド型メールの利点であるガバナンスが損なわれることになる。メールのログや添付ファイル、アドレス帳は端末側に保持することができるため、過失による情報漏えいのリスクは無くならない。やはりブラウザアクセスで運用した上で、メーラー同様の操作性を維持したいところである。
もうひとつは、業種によっては、やはり国内にメールサーバーがあることが重要になることだ。グローバルな競争にさらされている製造業や金融業などでは、この点は重視される。
IT分野に詳しい弁護士の牧野二郎氏によると「外国にサーバーがあるクラウドのデータを、当該国の国家権力で差し押さえてチェックすると言われたら、従うしかない。これは諸外国の政治体制を問わず同様に言えること」という。
また国内のクラウドサービスのベンダでも、障害によって企業のデータそのものが喪失したケースもある。クラウドへの信頼を大きく損ねたこの事件は、まだ記憶に新しい。
以上の点を考慮すると、企業にとっては、「端末側に情報を残さないブラウザ型」で、かつ「メールクライアント並の操作性と使いやすさ」を持ち、かつ「国内での安心な通信基盤を持つ」、クラウド型のメールが最適解ということになる。
Bizメール ライトを中小企業におすすめする理由
これまで見てきたような課題から、ここではNTTコミュニケーションズの「Bizメールライト」を奨めたい。「Bizメールライト」は、同社の「Bizメール」からVPN接続などの一部機能を抜いた中堅・中小企業版である。99.95％のSLAや既存メールからの移行、Webやデバイスに柔軟に対応したUI、添付ファイルの自動パスワードロックなど、クラウド型メールのメリットはほぼすべて兼ね備えている。
- 使いやすいインターフェース、移行サポート
直感的なインタフェース。従来のメールクライアントからの移行もスムーズ。ユーザー教育コストも最小限に抑えられる。
- Bizメールライトで運用負荷軽減
添付ファイルの自動パスワードロック、細かな運用ポリシーの設定、導入や保守のサポートなど。社外送信禁止、自社ドメインやグループ会社とのメールだけに制限などのポリシー導入も可能。
- 使い勝手の良い大容量のWebメール
ユーザー1人あたり10Gの大容量。マルチデバイスで利用してもレスポンスに問題が無く、操作性も良いので、POPメールをやめさせてWebメール利用に制限しても、 社員の生産性を損なわない。
