コンテンツの弱点とは？
前回のvol.2『コンテンツ管理に訪れた“２つの転機”』では、散在したコンテンツを1ヵ所で管理する「コンテンツプラットフォーム」が必要であることを説明しました。
実は、セキュリティの観点からも「一元管理」は重要です。なぜならば、情報保護のためのセキュリティポリシーに一貫性を持たせる必要があるからです。たとえば機密情報が書き込まれている文書について、社員なら誰でもアクセスできるファイルサーバーと限られた社員しかアクセスできない文書管理専用システムの両方に重複して置かれていたとしたら、前者がセキュリティホールになるため後者で管理する意味がなくなります。では、一元管理さえ完璧であれば問題はないのか。ここに回避することが難しい、コンテンツ特有の問題が潜んでいます。それは基本的に「ダウンロードしなければ開けない」という点です。
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図1にあるように、原本ファイルがコンテンツクラウドで一元管理されていたとしても、それを閲覧するためにはダウンロードしなくてはなりません。つまり、ダウンロードして閲覧する時点でクラウドと閲覧者のローカルPC、2ヵ所に同一ファイルが存在することになります。
さらに、メールや転送ツールを使ってそのファイルを別の誰かに送るようなことを繰り返していくうちに、ファイルの複製や亜種が増え続けていくでしょう。そして、何よりも厄介なのが“ファイルの更新時”です。更新された原本ファイルをダウンロードして、メールやツールで相手に送ると、「v2」や「更新版」と名付けられたファイルの亜種がさらに増えていくだけでなく、どれが最新版かわからなくなるという問題も発生します。こうなってしまうと情報漏えいのリスクも高まる一方です。
「ダウンロードレス」機能の必要性
では、どのような機能があれば、コンテンツの弱点を克服できるのでしょうか。
その1つの答えが、ダウンロードせずにファイルの内容を確認できる「コンテンツ・プレビュー」機能です。Webブラウザ上でファイルを閲覧できればダウンロードしなくとも済むため、ローカルPC上にファイルの複製は発生しません。
また、誰かに共有したい場合は、ファイルではなく“アクセスするためのURL”だけを共有すれば良いため、複製や亜種が連鎖的に生まれることもないのです。さらに、常に最新版のファイルにアクセスすることになるため、最新版がわからなくなるという問題も発生しません。加えて、ファイルを開くためのアプリケーションがローカルPCやスマートフォンにインストールされていなくとも、ファイルの中身を確認できるメリットもあります。
唯一の原本がクラウド上にあり、Webブラウザを通して全員で閲覧する下図2のような運用を実現することがベストであり、これを支える機能こそがコンテンツ・プレビューなのです。
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なお、Boxにもコンテンツ・プレビュー機能があります。閲覧できるファイル拡張子の種類は、約140と多いことが特長の1つです（2023年9月現在）。パワーポイントやエクセル、ワード、PDFといった一般的に使用されるファイル形式だけでなく、拡張子が「xdw」のDocuWorks、「dwg」のAutoCADなどのファイルもWebブラウザ上で閲覧することができます。
