稟議突破から“えこひいき”による定着まで──製造／不動産／老舗香料の3社が明かす「Box徹底活用術」

「なぜBoxを？」稟議を突破した三者三様のアプローチ

登壇者（五十音順）

　香川県で船舶用ディーゼルエンジンを製造するマキタ（従業員数：約400名）がBoxの検討を始めたのは2019年のこと。ちょうどゼロトラスト前提のIT基盤再構築と、Microsoft 365へのグループウェア移行を検討していた。高山氏は「『Boxを入れたい』から始まったのではなく、『こういうIT基盤を作りたい』が出発点でした」と振り返る。各種SaaSにデータを点在させるのではなく、1ヵ所に集約して情報管理をしやすくしておかなければ、5年後に必ず困ると考え、Boxへの集約を決めたという。

　1808年創業の老舗香料メーカー、塩野香料（従業員数：215名）は2023年にBoxを導入した。それまでは各種ストレージにデータが点在しており、容量の限界や物理故障の懸念がある状況だったという。さらにセキュリティリスクも抱えており、こうした課題をまとめて解決できる点を評価したと話す。

　東急コミュニティー（従業員数：約9,000名）の導入は2019年。ファイルサーバーの容量不足や社外共有、電子化を進めていく上での課題を解決するために置き換えを検討した。決め手の一つはセキュリティ対策として操作ログを取れることだったという。約160台あるサーバーで個別に操作ログを取ろうとすると数億円がかかり、現実的ではない。Boxであれば導入するだけで実現できた。

　とはいえ、導入費用は決して小さくない。3社はどのように稟議を突破したのか。

　マキタの高山氏は「経理には経理の、営業には営業の視点で響くように説明を変えながら全役員を回りました」と話す。最後の一押しに使ったのが、工数の費用換算だ。Box Business Plusの利用料を1人当たり月額3,000円とすると、20営業日で割れば1日150円になる。「人件費で換算すると、1人が1日3分の無駄を削減できれば回収できます」と示した。総コストだけでなく、1日当たりの金額も示すことで、どれだけの効果を出せばいいかを具体的にしたのだ。

　塩野香料の枝木氏もROIを算出したが、金額の大きさだけでは説得材料になりにくいと考えた。そこで、文書管理や社外とのファイル共有など、Boxで置き換えられる機能を具体的に挙げ、複数の課題をまとめて解決できることをアピールしたという。

　「社内で困りごとを聞くたびに『それはBoxで解決できますよ』と話していたら、逆に現場から導入を望む声が上がってきて、稟議の後押しになりました」（枝木氏）

　一方、東急コミュニティーはROIをあえて出さなかった。約9,000人規模で業務効率化を試算すれば年間何十億円もの効果になるが、それが財務諸表の利益として表れるものではないからだ。そこで柏崎氏が着目したのが、セキュリティリスクと課題の一本化だ。社外共有やモバイル活用、ペーパーレスといった複数の課題に対して個別にツールを導入・運用するよりも、Boxに集約する方がコストを抑えられ、運用もしやすくなる。万が一のファイル消失やウイルス感染に備える「セキュリティ対策費」として予算を確保することで稟議を突破したという。

　なお、プランの選び方は3社で分かれた。塩野香料は、改正電子帳簿保存法への対応を控え、文書の保存期間を管理する「Box Governance」と、情報漏えい対策を強化する「Box Shield」が必要だったため、導入当初から上位のEnterprise Plusを選んだ。複数の見積もりを比較すると、Box AIも標準で付くため同エディションは割安だったという。

　東急コミュニティーは、AI活用を目的に導入後にEnterprise Plusにアップグレードしている。自前で生成AI環境を整えれば最低でも3～4ヵ月かかるが、Boxならライセンス契約の更新だけで翌日から使えるからだ。

　マキタは当初、社外コラボレーターを招待できる機能があれば十分だったため、Business Plusを採用した。現在は、AIエージェント時代のセキュリティ強化のためにEnterprise Plusへのアップグレードを進めているところだという。