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企業セキュリティと法律問題の第一人者、牧野二郎弁護士 に聞く「メールのクラウド化」は安全か?

 企業のクラウド導入が本格化するにつれ、企業メールに対してもクラウド型メールサービスを導入するメリットが注目されるようになってきた。  メールは、最も重要なコミュニケーション手段であると同時に、企業が社会的責任を果たすための資産となっている。その運用管理は大きな負担になっており、特に予算や人的リソースが限られている中堅・中小企業では、クラウドの導入は効果が期待できる。  今回、企業のクラウドメール活用において留意すべきポイントなどについて、弁護士であり企業のIT活用と情報管理の第一人者である牧野二郎氏にお話を伺い、具体的なソリューションの一例としてNTTコミュニケーションズの「Bizメール」をご紹介する。

クラウド型メールサービス導入のメリットとは

 牧野総合法律事務所弁護士法人 弁護士 牧野二郎氏
弁護士法人 牧野総合法律事務所 弁護士 牧野二郎氏

 --- クラウド・コンピューティングという概念が広まり始めた頃、まず注目されたのはIT投資の最適化、コストメリットでした。それが3.11の大震災以降、クラウドに対する見方が変化したと言われています。

 牧野 震災で壊滅的な被害を受けた後、どうすれば企業が再生できるのかが問題になりました。生産設備の損壊や、寸断された物流網は必死の努力で少しづつ復旧してきました。そのうえで、企業の再生で重要なのは、企業の血液ともいえるものでしょう。人材は言うまでもなくその重要な要素。もうひとつは、企業が長年培ってきた信用、ノウハウ、知見です。それらを再構築するためには、顧客情報を含めた企業が持つ資産と、日々の活動をデータ化し、保存していることが不可欠です。さらにそれらを自社内だけに置いていたのでは、災害に対応できない。そこでデータの確保という側面からクラウドが評価されるようになっています。

 --- メールについても、「企業のメールサーバーをクラウドで外に出してしまうのはリスク」というマイナスの考え方から、「メールによる情報漏えいを防ぐために、PCやモバイル機器などのデバイスに残さない運用が有効」というプラスの方向に考え方がシフトしてきつつあると思います。そのメリット、デメリットについてはいかがお考えでしょうか。

 牧野 クラウドメールを使うメリットとしてまず挙げられるのは、PCが駄目になって取り替えても、データがしっかり残っている。また利用する場所を選ばないということです。

 一方、PCとほぼ同様、あるいはそれ以上のパワーを持つスマートフォンが普及してきて、コミュニケーションツールとして活用されています。スマートフォンは情報へのアクセスツールとなっているため、そのセキュリティを個人の作法に依存してしまうと、非常に大きな脅威となり得ます。

 さらにデバイス、ソフトウェア、使い方が変わる中で、利用する社員だけでなく管理者もついて行けないという現実が出て来ています。どんなに良いものが導入されても、人間がついていかないと、穴だらけのツールになってしまう。そういう意味で、クラウドサービスを利用するにしても、そのために特別な研修などが必要なのであれば、導入そのものがリスクになる恐れがあります。

 --- 使いやすいインターフェースが必須というわけですね。

Bizメールなら

 NTTコミュニケーションズの法人向けクラウド型サービスBizメールは、メールクライアントソフトのようなインターフェース、操作となっています。導入時のユーザ教育が必要ないほど直感的に使え、メール環境の移行もスムーズです。たとえばドラッグ&ドロップでメールを移動、アドレスにマウスを合わせればアドレスブックを表示、住所をクリックすれば地図を表示などの直感的な操作が可能。さらに過去のメールも日付、宛先、キーワードの複数条件で検索ができます。またスマートフォン向けには、使いやすいインターフェースが提供されています。

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