串カツ田中のユニシアHD、契約管理をクラウドで一元化　ペーパーレスと法務・経理業務の工数削減へ

　ユニシアホールディングスと、そのグループ会社である串カツ田中、およびピソラが、Sansanの契約AXサービス「Contract One」を導入した。

　これまで紙中心であった契約書をデータ化して、クラウド上で一元的に管理するほか、2027年4月以降に開始する事業年度より強制適用となる新リース会計基準への対応も見据え、多店舗運営のための契約管理基盤を強化するとのことだ。

サービス導入の背景と期待する成果

　多店舗展開を進める中で、同社では賃貸借契約など店舗関連の契約書を管理する業務が増大していたという。従来は紙の契約書を中心に管理していたため、契約内容と請求書の照合や契約更新といった場面で、必要な契約書や該当する条文を探す手間・工数が多くかかっていたとのことだ。

　また、戦略的に出店するうえで賃貸借契約を厳格に管理し、契約の更新や解約の対応を漏れなく行うことが重要である一方、各部署が担当分野の契約書を管理する分散的な運用になっており、契約管理体制の一元化が課題になっていたという。

　加えて、2027年4月以降に開始する事業年度より、新リース会計基準が強制適用され、リースの借手は原則としてすべてのリース取引を貸借対照表へ計上することが求められる。そのため同社では、契約書全件を対象に、賃料や契約期間など対応に必要な情報を把握できるようデータを整備する必要があったとしている。

　これらを踏まえ、契約書の一元管理に加え、新リース会計基準対応を同時に推進できる基盤としてContract Oneの導入を決定したと述べている。

契約書を一元管理し、検索にかかる工数を削減

　Contract Oneでは、紙・電子を問わず契約書をデータ化し、全社員がオンライン上で確認できるとのこと。同社やグループ会社において、紙の契約書も含めた各社の契約書をContract Oneに集約し、必要な契約書をすぐに検索・参照できる状態を実現するという。

　法務部門の担当者が契約を更新する際や、経理部門の担当者が支払いと契約書を照合する際など、各部門担当者が自身の業務に必要な契約内容を確認するための工数を削減するとしている。

アラート機能で、重要な期日の見落としをなくして期日管理の負荷を軽減

　契約期日を担当者へ通知する機能を活用し、担当者依存の期日管理から脱却するとしている。これにより、解約通知期限や契約終了日といった、賃貸借契約の管理において重要な期限を見落とすリスクを抑えるとのことだ。

　期日管理にかかる負担を軽減するとともに、余裕を持って更新や解約の交渉ができる運用を実現すると述べている。

新リース会計基準への対応を見据え、対応準備や継続運用を効率化

　Contract Oneの「拡張項目のAI自動入力」を活用することで、契約書に記載されている賃料や契約期間、解約条件など、日常的に確認・管理が必要な重要項目をすぐに確認できるようにするという。

　新リース会計基準の対応業務にも活用でき、対応準備に必要な情報抽出や確認作業にかかる負担を軽減するとともに、後続の会計処理も効率化するとのことだ。

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