三井不動産、契約書約2,000件をデータ化　「Contract One」導入で効率的な管理体制構築へ

　2026年8月10日、Sansanは、三井不動産が「Contract One（コントラクトワン）」を導入したと発表した。

　三井不動産は、法人向けシェアオフィスサービス「ワークスタイリング」を展開している。シェアオフィスの運営において、営業担当者は顧客からの契約プランや請求条件などに関する問い合わせへの対応や契約更新の管理、請求業務を担うグループ会社との連携といった業務を担っているという。

　営業担当者はそれらの業務において、必要な情報が記載されている契約書を1件ずつ開いて確認しており、顧客の増加とともに確認の負担が増していたとのことだ。また、グループ会社は契約書フォルダへのアクセス権を持たないため、都度情報を共有する手間が双方に生じていた。契約更新についても、もれなく更新するために各担当者が管理表を作成・確認する業務が発生しており、グループ会社含めた効率的な管理体制が求められていたという。

　そこで同社は、契約内容・契約期日の把握を効率化し、営業担当者が顧客対応などの本来業務に注力できる環境を構築するため、Contract Oneの導入に至ったとしている。

約2,000件の契約書をデータ化し、契約内容を即時に確認できる基盤を構築

　同社はContract Oneの導入により、ワークスタイリング事業の契約書約2,000件をデータ化。契約先、契約終了日、自動更新の有無といった多様な条件で検索できるデータベースを構築することで、顧客からの問い合わせ対応や、請求内容と契約内容を照会する際など、各担当者が必要な情報を即座に確認できるようになるという。

　さらにグループ会社も同じ情報をデータベースから閲覧できるため、関係者間の情報共有の手間も削減され、日々発生している契約内容の検索・参照が効率化されるとのことだ。

契約更新期限を自動通知し、効率的な管理を実現

　Contract Oneの期限通知メール機能を活用することで、契約更新期限が近づくと営業担当者へ自動通知が届く。更新期限の管理が自動化されることで、管理表の作成や確認といった手間を軽減できるという。

　さらに更新時期を早期に把握できることで、営業担当者が余裕を持って顧客との交渉を行えるようになり、利用状況を踏まえた最適なプランの提案など、双方にとってより良い形での取引関係の維持につながるとしている。

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