まずは可視化、BlackLine導入によるブレークスルー
これらの課題を克服するため、同社が選んだ解決策が、経理・財務業務サービスであるBlackLineの導入だった。
「決算プロセス全体の可視化と必要情報の一元管理。これこそが我々に必要だったものです」と嵐田氏は強調した。BlackLineの導入にあたっては、以下の3つの原則を重視した。
- 全ての業務手順を一つのプラットフォームに格納する
- 同一種類の業務は、異なる会社間、異なる担当者間で、同一のタスク項目に分類する
- 業務手順を第三者が見て理解できる均一な品質と粒度で記述する
「これにより、今まで見えなかった業務の全体像が明確になります。そして、それぞれのタスクの必要性や効率性を客観的に評価できるようになるのです」と嵐田氏は説明する。
可視化のためのルールを設定
さらに嵐田氏は「可視化のために」というルールを設定したと説明。
- 明確なタスク分類：同じ類の仕事が別の分類項目に入らないよう、厳密なルールを設定。
- 手順書レベルの統一：各項目に詳細なインストラクションを設け、業務の目的、作業手順、入力の作法、例示などを明確化。
- 保存資料の分類：必要な資料と不要な資料を明確に分類するルールを策定。
- 所要時間の定義：各タスクにかかる時間を明確に定義し、効率性の評価に活用。
「ただし、これらの取り組みは担当者にとって大きな負担となる可能性があります」と嵐田氏は指摘する。「そのため、上司やマネジメントが不足分を補完し、第三者に業務手順の理解が可能なレベルの精緻化を実現する必要があります」
