インターネットがビジネスに欠かせない存在となって以来、モバイル通信機器やソーシャルメディアなど様々な情報通信機器が積極的に活用されている。もはや企業にとって情報通信環境の最適化は重要な課題の１つといえるだろう。しかしその一方で、FAXについての改善はほとんど手つかずといわれている。その理由はなぜか、また解決策はあるのか。インターネットFAX総合研究所が中小企業を対象に行なった調査の結果を踏まえながら考察を行なった。
FAXの使用頻度は減少したが現場ではまだまだ必要？
インターネットが一般化し、ビジネスにおいても様々な情報通信機器が活用されるなかで、３年前と比べた使用頻度はどのように変化しているのか。インターネットFAX総合研究所が中小企業の従業員860名に対して行なった調査によると、社外でのPCの使用やスマートフォンなどのモバイル情報端末はあまり浸透していないものの、携帯電話では22.7%、PCの社内利用では40.5%が「使用頻度が増えた」と答えており、ネット時代の情報通信機器の使用が着実に増えていることがうかがえる。
その一方で固定電話では12.6%、FAXでは15.1%が「使用頻度が低下した」と答えており、従来型の情報通信機器の使用頻度が減っていることが示されている。（図１）この傾向は使用頻度の増減率を比較するといっそう明らかになる。「増えた」と答えた割合から「減った」と答えた割合を引くと、FAXも固定電話もマイナスになり、減少傾向にあることがわかる。特にFAXについては-5.9％と縮小傾向が最も大きく、調査対象の中で最も使用が減っている情報通信機器ということになる。（図2）こうした結果から、PCや携帯電話、スマートフォンなどに比べ、FAXの利用頻度が低くなっていると認識していることがうかがえる。
それでは、実際にFAXが使われている現場でも、同様の認識を持っているのだろうか。同研究会が中小企業の従業員860名に対して行なった「FAXの必要性」についての調査によると、44.0%が「FAXは必要不可欠であり、なければ業務ができない」と答え、43.5%が「FAXはあった方がよく、なければ業務で困る」と答えている。両者を合わせた「FAXは必要」とする割合は87.5％にも上り、現場では大多数の従業員がFAXの有用性を強く認識していることがうかがえる。（図3）さらに、FAXを利用する理由については、送信が「相手がそれを求めている」とする人が55.9%と最も多く、受信では「業務として定着している」とする人が最も多い（64.7％）。そこに簡便性などもあいまって、業務の中に定着し、習慣化していることが明らかになった。（図4-1、図4-2）従業員については使用頻度については減っているが、まだまだ必要性は感じているという実態が明らかになった。経営者に対しても、必要性をどうとらえているかの調査が今後必要であろう。
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EnterpriseZine編集部（エンタープライズジン ヘンシュウブ）
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